Primeros pasos con Marble: una guia rapida para administradores escolares

Bienvenido a Marble

Si usted es un administrador escolar preparandose para su primera loteria de inscripcion, esta guia le explicara lo esencial. Marble esta disenado para ser intuitivo, pero un breve repaso de los conceptos clave le ayudara a comenzar con buen pie.

Paso 1: Configure su escuela

El administrador de su distrito o el administrador de la plataforma creara el perfil de su escuela y le invitara al sistema. Una vez que inicie sesion, vera su panel de administracion con un resumen de la actividad de inscripcion de su escuela.

Desde el panel, puede acceder a:

• Loterias — Crear y gestionar loterias de inscripcion
• Solicitudes — Revisar y dar seguimiento a las solicitudes enviadas
• Usuarios — Gestionar las cuentas de administradores y docentes de su escuela
• Analitica — Ver tendencias y estadisticas de inscripcion

Paso 2: Cree una loteria

Una loteria en Marble representa una oportunidad de inscripcion individual; por ejemplo, "Kinder 2026-2027" o "Loteria de primavera para 1er grado".

Al crear una loteria, configurara:

• Nombre y grado — Identifica la loteria en su panel y para los padres
• Cupos disponibles — El numero de asientos disponibles para esta inscripcion
• Periodo de solicitud — Fechas de inicio y cierre para que las familias puedan aplicar
• Categorias de preferencia — Categorias de prioridad opcionales como preferencia por hermanos, hijos del personal o proximidad geografica

Una vez creada, la loteria comienza en estado BORRADOR. Publiquela cuando este listo para que las familias la vean.

Paso 3: Gestione las solicitudes

A medida que las familias aplican, sus solicitudes aparecen en su vista de Solicitudes. Puede:

• Filtrar por estado (pendiente, seleccionado, ofertado, aceptado, rechazado, en lista de espera)
• Buscar por nombre del estudiante o del padre
• Exportar datos de solicitudes en formato CSV o PDF
• Revisar y verificar las solicitudes de preferencia (como verificacion de hermanos)

Marble registra automaticamente el recorrido completo de cada solicitud a traves del proceso de inscripcion, creando un rastro de auditoria completo.

Paso 4: Ejecute el sorteo

Cuando se cierra el periodo de solicitud, es momento de ejecutar el sorteo de la loteria. Marble utiliza un algoritmo de mezcla Fisher-Yates con semilla (seed) — el mismo enfoque utilizado en investigacion academica y contextos regulatorios. La semilla es un valor inicial que alimenta el generador de numeros aleatorios y permite reproducir los resultados exactos.

Esto es lo que sucede:

1. Usted hace clic en "Ejecutar sorteo" en la pagina de detalle de la loteria
2. Marble genera una semilla aleatoria y la registra
3. El algoritmo mezcla a todos los solicitantes, respetando el orden de las categorias de preferencia
4. Los resultados se muestran de inmediato, con el estado de cada solicitante actualizado

La semilla, la version del algoritmo y los resultados completos se registran de forma permanente. Cualquier persona puede usar la semilla para verificar el sorteo de manera independiente.

Paso 5: Gestione ofertas y lista de espera

Despues del sorteo, Marble le ayuda a gestionar el ciclo de vida de las ofertas:

• Enviar ofertas — Las familias seleccionadas reciben notificaciones por correo electronico con un plazo para aceptar o rechazar
• Seguimiento de respuestas — Vea quien ha aceptado, rechazado o aun no ha respondido
• Promocion de lista de espera — Cuando una familia rechaza, la siguiente persona en la lista de espera es promovida automaticamente
• Recordatorios de plazo — Los recordatorios automatizados ayudan a las familias a responder a tiempo

Paso 6: Exporte e informe

A lo largo del proceso, puede generar informes:

• Exportaciones CSV — Datos sin procesar para sus registros o analisis externos
• Exportaciones PDF — Informes con formato y marca, adecuados para presentaciones ante la junta directiva o cumplimiento normativo
• Registros de auditoria — Un registro completo de cada accion realizada en el sistema

Consejos para una primera loteria exitosa

1. Pruebe primero con una loteria en borrador — Cree una loteria en borrador para familiarizarse con la interfaz antes de lanzarla
2. Establezca plazos claros — De a las familias suficiente tiempo para aplicar (al menos 2-3 semanas) y para responder a las ofertas (al menos 5-7 dias habiles)
3. Comunique con anticipacion — Comparta el enlace de la loteria y el cronograma con las familias antes de que se abra el periodo de solicitud
4. Verifique las solicitudes de preferencia con prontitud — Revise las solicitudes de hermanos y otras preferencias a medida que llegan, no todas a la vez antes del sorteo
5. Exporte sus resultados — Despues del sorteo, exporte un PDF para sus registros e informes a la junta directiva

Necesita ayuda?

Marble incluye un centro de ayuda integrado accesible desde su panel de administracion. Para soporte adicional, comuniquese a traves del formulario de contacto en nuestro sitio web.

Bienvenido a bordo, y por una temporada de inscripcion justa.